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一家成都物业公司的防疫样本:用飞书协助管理几千户家庭安全

2020 年 1 月 24 日大年三十,很多人都已经回到老家,而成都一家物业管理公司却取消了所有管理层的休假,紧急成立了疾控小组。这家公司叫 “鑫有上房” ,在成都管理着两个上千户家庭的高端住宅小区。大年三十那天,鑫有上房总经理王晓梅接到辖区街道电话,让他们对疫情防控引起重视。

“各位,鉴于此次疾控情况非常严峻,全国上下都进入紧急状态,成都的防控形势不容乐观,我们所管理的小区形势同样不容轻视。我们公司启动紧急管理程序,成立专项小组……”1 月 24 日 12:40 左右,伴随着王晓梅在疾控小组飞书群聊里的通知,鑫有上房的疾控工作拉开了帷幕。

从那天起,鑫有上房疾控小组最重要的工作,就是根据街道的要求形成一个作业指导书,给到一线的项目经理、秩序维护和客服。由于疾控小组没有聚集在同一个办公空间,他们只能通过飞书的群聊和音视频会议来频繁同步各方面信息,然后将信息固定在飞书的在线文档上。

“街道防控的标准和要求每天都在变化,一开始只是防小区外面的人,要求进出戴口罩。没多久,要求业主也戴口罩。接着,让所有人都测体温。后来,外面的人全部都不能进小区了。”王晓梅表示,他们的物业管理人员要挨家挨户排查,包括电话排除和上门排查,排查以后再将所有信息进行汇总。“在信息整合这一块,飞书在线文档帮了不少忙,每个参与者都可以实时协同编辑,每个人看到的都是最新版,不用担心版本混乱。”

物业管理是疾控防治端的一线,员工工作环境有潜在感染风险,因此针对内部员工的疾控管理也是重中之重。包括一线员工在内,鑫有上房每个小区的物业管理人员有 80 多人,两个小区加起来将近 150 人,随着疫情越来越迅猛,鑫有上房开始采用飞书的 “健康报备” 功能,记录员工的健康情况。借助这款应用,鑫有上房的管理员给员工设置了催交提醒,还可以在后台看到信息统计。

据了解,2015 年成立之后,鑫有上房好几年时间都在落实物业管理数字化和移动化,一些年纪比较大的一线员工,甚至要从教他们使用智能手机开始。2019 年,数字化和移动化的工作基本完成后,鑫有上房开始寻找办公协同平台,在对比了钉钉、企业微信、飞书等市场上的主流产品后,最终选择了飞书。

“虽然鑫有上房是在传统行业,但我希望工作方式对标互联网行业。” 王晓梅说,公司和员工的关系应该是协同,双方是合作伙伴。“很多办公软件都很看重自上而下的管理,我其实不太想老管着员工,而是更希望他们发挥自己的主观能动性。飞书的整体设计以协作为核心,比较适合我们。”

飞书是字节跳动旗下一款办公软件,2019年开始正式对外开放。它将即时沟通、共享日历、在线文档、音视频会议、云盘等功能进行了深度整合,并在疫情期间上线健康监测管理系列功能、“线上办公室”实时语音沟通等。目前,飞书的客户已经覆盖了不同规模、不同行业的各种公司,保障企业在远程办公时的高效协同。

编辑:甘甘

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